Aplikacja dla zarządców nieruchomości - odczyty, rozliczenia, kontrola
Domopay porządkuje pracę zarządców budynków, spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. Zbieraj odczyty liczników od lokatorów, prowadź rozliczenia mediów i miej historię każdego mieszkania w jednym miejscu - bez tabel Excel i papierowych kartek.
Jeden panel zamiast dziesięciu skoroszytów
Większość zarządców nieruchomości w Polsce wciąż zbiera odczyty wody, gazu i prądu mailami, SMS-ami, telefonami i ręcznymi kartkami włożonymi do skrzynek na piętrach. Jeśli zarządzasz nawet pięcioma budynkami, to oznacza kilkadziesiąt tablic z odczytami w Excelu, dziesiątki maili w gmailowych folderach, oraz tydzień pracy miesięcznie poświęcony na ręczne przepisywanie i sortowanie danych. Domopay zmienia to w prosty panel, w którym widać każdy adres, każdy lokal, każdy licznik - z aktualnym stanem, datą ostatniego odczytu, wartością zużycia i statusem przekazania zarządcy. Dane są automatycznie podzielone według budynków, pięter i lokali, więc obsługa kilkudziesięciu adresów w różnych miastach już nie wymaga setek osobnych plików ani godzin na ręczne wyszukiwanie informacji. Panel wyświetla też brakujące odczyty - widać od razu, którzy lokatorzy jeszcze nie przesłali danych przed terminem. Zmiana z papieru na cyfrowy system to nie tylko wygoda - to też drastycznie mniejsze ryzyko utraty ważnych danych, szybszy obieg informacji, i możliwość szybkiego sprawdzenia historii w razie sporu z lokatorem.
Lokatorzy podają odczyty sami
Każdy lokator dostaje od Ciebie zaproszenie linkiem do aplikacji mobilnej i loguje się na swoje, osobne konto. Widzi tylko swoje mieszkanie, swoje liczniki i swoje rozliczenia - nie ma dostępu do danych sąsiadów ani innych budynków. Wprowadza odczyt z telefonu w 30 sekund: otwiera aplikację, wybiera licznik, wpisuje wartość, opcjonalnie dodaje zdjęcie licznika jako dowód, i gotowe. Natychmiast dostajesz powiadomienie push i email, i komplet danych gotowy do rozliczenia - już bez Twojego udziału. To zmienia pracę zarządcy z reaktywnej (czekanie na lokatorów) na proaktywną (pilnowanie zaplanowanych terminów). Aplikacja wysyła automatyczne przypomnienia SMS-em 7 dni, 3 dni, 1 dzień i w ostatniej godzinie przed terminem - co drastycznie zmniejsza odsetek zapomnianych odczytów. Jeśli lokator mimo wszystko nie przesle danych do terminu, Ty możesz sam wprowadzić odczyt w jego imieniu na podstawie fotki ze skrzynki, zgłoszenia telefonicznego lub wizity inkasenta - system zawsze odnotuje, kto wprowadził dany odczyt i o której godzinie. To rozwiązuje problem starszych lokatorów bez smartfonów (nadal mogą dyktować odczyt telefonicznie) oraz dokumentuje przebieg procedury w razie sporów.
Historia, której nie zgubisz
Papierowe kartki, stare skoroszyty Excel, zgubione maile - każdy zarządca zna problem szukania danych sprzed półtora roku. Domopay zapisuje każdy odczyt, każdą datę, każdy szczegół - i przechowuje to bezpiecznie w chmurze przez nieograniczony czas. Historia każdego mieszkania pokazuje pełny przebieg odczytów od założenia konta, z granularnością do dnia i godziny wpisu. W razie sporu z lokatorem (który twierdzi, że płacił inną kwotę) wystarczy otworzyć kartę mieszkania i pokazać dokładny ciąg odczytów z datami. Jeśli lokal zmienia właściciela, nowego lokatorskiego można dodać do systemu i kontynuować historię bez przerwy. Dane eksportujesz do PDF (raport do wspólnoty, dla audytu, dla prokuratury) lub CSV (do systemu księgowego, do rachunkowania u księgowej, do importu do innego systemu). Polski standard wymaga przechowywania danych rozliczeniowych przez minimum 5 lat - Domopay gwarantuje, że dane nie znikną, nawet jeśli harddrive Twojego komputera ulegnie awarii. Dodatkowo, system zapisuje, kto dokonał każdej zmiany - czy lokal sam wprowadził odczyt, czy Ty dokonałeś poprawki, czy system automatycznie wyliczył wartość na podstawie szacunku. To jest szczególnie cenne, gdy trzeba wykazać, że dane pochodzą od locataire, a nie są manipulacją zarządcy.
Stworzone z myślą o polskim rynku
Polski rynek nieruchomości i zarządzania to nie standardowe warunki - to specyficzne taryfy, uregulowania i realia. Domopay rozumie polskie liczniki: dwustrefa G12 (tania noc) i G13 (jednozoniowa dla domów), które są zatwierdzone przez URE (Urząd Regulacji Energetyki) i różnią się zarówno stawkami, jak i harmonogramem pomiaru. Rozumie wódę ciepłą i zimną z osobnym rozliczeniem, opłatę stałą (abonament) i zmienną (za zużycie), wyliczenie ścieków 1:1 na podstawie wody zimnej - dokładnie takie, jak wymaga standardów Wód Polskich i BPWK (Biuro ds. Pospolitego Ruszenia do spraw Gospodarki Wodnej). System obsługuje też taryfy gazowe dostawców takich jak PGNiG, Orlen Gaz i Fortum, rozumie różnicę między m³ gazu a kWh termicznym (konwersja 1 m³ ≈ 10.5 kWh), i poprawnie rozlicza zużycie na podstawie sezonu grzewczego. Interfejs dostępny w czterech językach - polskim, ukraińskim, rosyjskim i angielskim - pozwala na bezproblemową obsługę lokatorów, którzy nie mówią po polsku, co jest szczególnie ważne w miastach z dużą populacją imigrantów czy uchodźców. Każdy lokator loguje się i widzi interfejs w wybranym języku, co zmniejsza ryzyko nieporozumień i pomyłek w podawaniu danych.
Pytania zarządców o Domopay
W wersji beta nie ma limitu adresów ani lokali. Zarządca może obsługiwać zarówno pojedynczy budynek wielorodzinny o 100 lokalach, jak i portfel kilkudziesięciu nieruchomości w różnych miastach - od Szczecina po Kraków. System jest skalowany do zarządzania setkami adresów bez spadku wydajności. Dane każdego budynku są niezależnie organizowane, więc również możesz łatwo delegować zarządzanie poszczególnych budynków innym pracownikom - każdy pracownik może mieć dostęp do wybranych nieruchomości, a Ty widzisz całą portfel z poziomu głównego panelu administracyjnego.
Nie - ty generujesz zaproszenia dla lokatorów, ale każdy lokal może być obsługiwany na dwa sposoby: (1) Lokal sam sobie zakłada konto i podaje odczyty - to najbardziej efektywne, bo Ty masz mniej pracy; (2) Ty wprowadzasz odczyty w imieniu lokatora na podstawie zgłoszenia telefonicznego, kartki w skrzynce lub połączenia wideo. Jeśli lokator nie odpowiada na zaproszenie, możesz po prostu czekać do następnego terminu i wtedy sam wpisać dane - system pozwala na to bez konieczności konta ze strony lokatora. Gdy lokal się opróżnia i przychodzi nowy lokator, możesz w jednym kliknięciu zmienić właściciela konta, ale wszystkie historyczne dane pozostają przypisane do lokalu, nie do osoby.
Nie - Domopay nie jest systemem księgowym, a bardziej "bratem" czy „pomocnikiem" systemu księgowego. Skupia się wyłącznie na zbieraniu odczytów, wyliczaniu zużycia każdego medium i generowaniu raportów z historią rozliczeń. To, co robi Domopay, to: zbiera odczyty liczników wody, gazu i prądu; wylicza zużycie (m³, kWh) dla każdego lokalu; generuje raport z kosztami dla każdego medium na podstawie aktualnych taryf. Raport eksportujesz do PDF (do powieszenia na tablicy ogłoszeń, do wysłania SMS-em każdemu lokatorowi, do raportu dla wspólnoty) lub do CSV (aby wciąć dane do Twojego systemu księgowego, do Excel, do programu do rachunkowania czy do osoby pracującej jako księgowa). Twój system księgowy, to tam gdzie zapisujesz: przychody ze czynszu, wynagrodzenia, remonty, opłaty ubezpieczeniowe, podatek VAT - Domopay i system księgowy muszą pracować razem, a dane przepływają tylko w jednym kierunku (z Domopay do Twojego systemu).
Jest kilka opcji, a Ty wybierasz tę, która najlepiej działa dla Twojego portfolio: (1) Lokal może dzwonić do Ciebie lub do Twojego pracownika, dyktuje odczyt, a Ty wpisujesz do aplikacji - to zajmuje minutę; (2) Lokal zostawia kartkę w specjalnej skrzynce przy wejściu do domu, Ty odbierasz opisy i wpiszesz do systemu; (3) Pracownik/inkasent zbierający opłaty może wziąć ze sobą tablet albo smartfon z zainstalowaną aplikacją, wchodzić do każdego lokalu i wprowadzać odczyty na miejscu - wtedy lokal nie musi nic robić, a data/godzina są rejestrowane automatycznie; (4) Jeśli lokal jest w domie seniora lub ma problem ze zdrowiem, możesz periodyicznie zdobywać dostęp do liczników (gdy mieszkaniec otwiera drzwi) i robić fotki - wtedy Ty wpiszesz dane; (5) Współpracownicy z domu opieki albo opiekunowie mogą mieć dostęp do aplikacji w imieniu lokala. Historia zawsze pokazuje, kto wprowadził dany odczyt, kiedy i czy było to potwierdzone zdjęciem - to zapewnia transparencję i chroni Cię w razie sporów.
Może Cię też zainteresować
Zarządzasz nieruchomościami? Wypróbuj Domopay w becie.
Zostaw email i wybierz „Zarządca nieruchomości” w formularzu - odezwiemy się z dostępem priorytetowym.